admin admin - Februari 11, 2025
2

Dalam setiap acara, baik seminar, workshop, konferensi, pernikahan, atau gathering perusahaan, rundown acara menjadi elemen penting yang menentukan kelancaran acara. Rundown yang tersusun dengan baik memastikan setiap bagian acara berjalan sesuai rencana, waktu tidak terbuang sia-sia, dan seluruh peserta mendapatkan pengalaman yang optimal.

Sebagai event organizer profesional di Jogja, Ars Management memiliki pengalaman dalam menyusun rundown acara yang efektif untuk berbagai jenis event. Berikut adalah langkah-langkah dan tips dalam mengatur rundown acara agar acara berjalan lancar dan sesuai ekspektasi.

1. Tentukan Tujuan dan Jenis Acara

Langkah pertama dalam menyusun rundown yang efektif adalah memahami tujuan acara yang akan diselenggarakan. Setiap acara memiliki karakteristik berbeda, sehingga susunan rundown harus disesuaikan dengan konsep dan kebutuhan acara.

Beberapa jenis acara dan fokusnya:

  • Seminar & Workshop → Berorientasi pada edukasi dan diskusi, dengan alokasi waktu untuk presentasi dan tanya jawab.
  • Konferensi & Talkshow → Memerlukan manajemen waktu yang ketat dengan beberapa pembicara.
  • Gathering Perusahaan → Lebih santai, dengan sesi hiburan dan interaksi antar peserta.

Menyesuaikan rundown dengan jenis acara akan membantu dalam menentukan durasi setiap sesi agar lebih efektif.

2. Tentukan Alur Acara dengan Struktur yang Jelas

Sebuah acara yang baik memiliki alur yang runtut dan logis. Berikut adalah struktur umum rundown acara yang bisa digunakan sebagai referensi:

🔹 Pembukaan (15-30 Menit)

  • Registrasi peserta dan penyambutan.
  • Ice-breaking atau entertainment singkat (opsional).
  • Sambutan dari penyelenggara atau MC.

🔹 Sesi Utama (Bergantung pada Jenis Acara)

  • Presentasi dari pembicara.
  • Diskusi panel atau tanya jawab.
  • Aktivitas interaktif seperti games atau workshop.

🔹 Istirahat (15-30 Menit, Sesuai Durasi Acara)

  • Coffee break atau makan siang.
  • Sesi networking bagi peserta.

🔹 Sesi Lanjutan

  • Kegiatan utama yang masih berlangsung (contoh: pelatihan lanjutan, sesi breakout).
  • Hiburan atau demo produk jika diperlukan.

🔹 Penutupan (15-30 Menit)

  • Kesimpulan dari acara atau feedback dari peserta.
  • Pembagian doorprize atau sertifikat.
  • Foto bersama dan ucapan terima kasih.

Durasi tiap sesi bisa disesuaikan dengan kebutuhan acara dan jumlah peserta.

3. Perhitungkan Waktu dengan Cermat

Mengatur waktu dengan baik sangat penting agar acara berjalan sesuai rencana tanpa keterlambatan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

  • Alokasikan waktu tambahan untuk setiap sesi → Selalu tambahkan buffer time (5-10 menit) di setiap sesi untuk mengantisipasi keterlambatan atau diskusi yang memanjang.
  • Gunakan timer atau pengingat waktu → Pastikan ada timekeeper atau MC yang mengingatkan pembicara untuk tetap dalam batas waktu yang ditentukan.
  • Berikan jeda istirahat yang cukup → Peserta yang terlalu lama duduk di satu sesi tanpa istirahat akan kehilangan fokus.

4. Koordinasikan dengan Tim dan Vendor

Sebuah acara tidak hanya bergantung pada jadwal yang dibuat, tetapi juga pada kesiapan seluruh tim yang terlibat, termasuk vendor dan pembicara.

  • Briefing tim EO dan panitia → Pastikan semua tim memahami peran dan tanggung jawab masing-masing sebelum acara dimulai.
  • Koordinasi dengan pembicara atau pengisi acara → Pastikan mereka mengetahui waktu presentasi atau performa mereka agar tidak ada keterlambatan.
  • Cek kesiapan teknis sebelum acara dimulai → Pastikan sound system, proyektor, dan alat lainnya sudah diuji sebelum acara dimulai.

Dengan koordinasi yang baik, acara akan berjalan lebih lancar dan minim kendala teknis.

5. Fleksibilitas dalam Rundown Acara

Meskipun rundown harus dibuat dengan detail, tetap penting untuk memiliki fleksibilitas. Beberapa hal yang bisa diantisipasi:

  • Jika terjadi keterlambatan, pastikan ada sesi yang bisa dipersingkat tanpa mengganggu alur acara.
  • Selalu siapkan plan B untuk bagian acara yang bisa berubah mendadak, seperti cuaca buruk untuk acara outdoor atau kendala teknis.
  • Gunakan tim EO yang siap beradaptasi di lapangan untuk mengatasi perubahan mendadak.

6. Gunakan Teknologi untuk Mempermudah Rundown

Saat ini, banyak aplikasi dan tools yang dapat digunakan untuk membantu dalam penyusunan dan eksekusi rundown acara, seperti:

  • Google Sheets atau Excel → Untuk menyusun rundown yang dapat dibagikan ke semua tim.
  • Trello atau Asana → Untuk membagi tugas di antara panitia dan memastikan setiap bagian acara siap tepat waktu.
  • Timer digital atau cue card → Membantu MC dan pembicara tetap pada batas waktu yang ditentukan.

Dengan pemanfaatan teknologi, koordinasi antar tim akan lebih mudah dilakukan, dan potensi keterlambatan dapat diminimalisir.

Mengapa Ars Management adalah Pilihan Tepat untuk Mengelola Rundown Acara Anda?

Sebagai event organizer profesional di Jogja, Ars Management telah berpengalaman dalam menangani berbagai acara dengan rundown yang terstruktur dan eksekusi yang tepat.

Keunggulan Ars Management:

✅ Pengalaman luas dalam berbagai jenis acara → Dari seminar, workshop, hingga event skala besar.
✅ Tim yang terorganisir dan profesional → Siap menangani rundown dengan ketat dan fleksibilitas di lapangan.
✅ Jaringan vendor terbaik → Memastikan semua aspek teknis dan logistik berjalan lancar.
✅ Dukungan teknologi dan sistem kerja modern → Memastikan acara berjalan efisien dan tepat waktu.

Kami memahami bahwa setiap acara memiliki kebutuhan yang unik. Oleh karena itu, kami menyesuaikan rundown acara sesuai dengan visi dan tujuan klien kami.

Kesimpulan

Mengatur rundown acara yang efektif adalah kunci keberhasilan sebuah event. Dengan memahami tujuan acara, menyusun alur yang jelas, mengatur waktu dengan cermat, serta berkoordinasi dengan semua pihak yang terlibat, acara dapat berjalan dengan lebih lancar dan profesional.

Jika Anda membutuhkan event organizer di Jogja yang dapat membantu menyusun dan mengelola rundown acara dengan profesional, Ars Management siap membantu Anda. Hubungi kami sekarang dan pastikan acara Anda berjalan sukses dengan perencanaan yang matang!

📞 Hubungi Kami Sekarang!

Related Posts
Pengelolaan Workshop – kemitraan dengan Jaran Production
Konser Musik Risky Summerbee & The Honeythief (RSTH)
Pertunjukan Wayang Bocor “Hikayat Agar-agar Bertanduk”